Innanzitutto, un processo per definizione deve portare ad un risultato preciso e prevedibile; il ciclo deve inoltre essere ripetibile, elemento fondamentale perché una volta impostato correttamente un workflow deve funzionare senza intoppi.

Bisogna ipotizzare un processo e rappresentarlo graficamente tramite un diagramma di flusso, in cui compariranno i trigger (cioè, gli eventi che innescano un processo) e i task (cioè, le azioni da compiere per arrivare al risultato finale).
Ogni azione o passaggio deve essere associata al proprio owner, ovvero la persona o il team che dovrà svolgere una determinata attività.

Riassumendo, si comincia dall’evento trigger inserendo poi all’interno del diagramma tutte le attività, ricordando di specificare:

  • Le responsabilità che spettano ad ogni attore del diagramma
  • La descrizione delle attività che vanno a costituire il flusso di lavoro, indicando nel dettaglio il compito che deve svolgere ogni reparto.
  • La direzione in cui avviene lo scambio di informazioni, specificando quali reparti comunicano tra loro.

Ovviamente, è fondamentale organizzare il flusso di lavoro in base a una corretta sequenza logico-temporale.

Una volta definito, un workflow deve essere testato per verificare che non si verifichino degli intoppi, intese come situazioni particolari che bloccano completamente un flusso di lavoro che non prevede determinate casistiche: è sempre meglio avere un piano B in questi casi!
Sempre nella fase di test è opportuno verificare che ogni risorsa coinvolta abbia a disposizione tutte le informazioni, gli strumenti e le procedere per mettere in atto il proprio task assegnato fino al relativo completamento.

Una volta implementato, un workflow aziendale deve essere monitorato periodicamente per misurarne l’efficienza e probabilmente nel tempo dovrà essere adattato e possibilmente ottimizzato.

Tutte queste azioni prevedono una fase di studio e di implementazione, oltre a delle competenze gestionali normalmente in possesso di un buon project manager: la figura di PM gestisce a livello consulenziale tutta la parte di integrazione e ottimizzazione di flussi e processi aziendali al fine di ottimizzare il rendimento delle operazioni e di conseguenza del core business dell’azienda.

Un secondo valore aggiunto importantissimo per un PM è l’esperienza pregressa in ambiti simili: questo, insieme alle competenze, è un ottimo motivo per affidarsi a dei professionisti in questo ambito.

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