Gestire un progetto, di qualsiasi tipo esso sia, comporta sempre una certa difficoltà: bisogna considerare tutti le variabili in gioco, calcolare il budget, considerare i rischi, organizzare tutto al meglio e, spesso, avere a che fare con diversi interlocutori (tecnicamente, stakeholder).

Esistono diversi standard riconosciuti a livello internazionale che definiscono delle metodologie di gestione dei progetti, tutti basati su best practise frutto dell’esperienza maturata nel corso di anni di gestione di progetti: tra i più noti, PRINCIE2, AgilePM e il framework ITIL per l’IT Service Management.

Ecco 5 consigli per gestire al meglio qualsiasi progetto:

  1. Comprendere i requirements: può sembrare scontato, ma prima di avviare un progetto e pianificare tutta una serie di attività è opportuno essere sicuri di aver capito bene cosa ci viene richiesto e fugare eventuali dubbi in merito. Il Project Manager deve avere ben chiaro cosa si aspetta il cliente finale e quale sarà il valore aggiunto restituito dall’output del progetto; allo stesso modo, il committente deve aver capito chiaramente cosa desidera ottenere.
  2. Definire ruoli e responsabilità: visto che un progetto, anche di piccole dimensioni, richiederà normalmente il lavoro di più persone per essere realizzato, ogni persona, fornitore o team che vi prende parte deve sapere quale parte del lavoro dovrà svolgere e quali sono i limiti delle proprie competenze. Insomma, in un progetto ben gestito si deve definire “chi fa cosa”
  3. Comunicare in maniera corretta: una volta definiti ruoli e responsabilità è opportuno anche decidere come avverrà la comunicazione e lo scambio di informazioni durante l’esecuzione del progetto. Questo aspetto include i tempi (ad esempio la cadenza dello stato di avanzato lavori) e i canali stabiliti (ad esempio, si utilizzerà la mail solo per lo scambio di informazioni e un gestionale per la pubblicazione di documentazione ufficiale). Inoltre, sarebbe opportuno utilizzare un linguaggio tecnico comune in modo da evitare qualsiasi fraintendimento e risparmiare tempo
  4. Gestire i rischi e gli imprevisti: ogni piano di progetto incontrerà quasi sicuramente degli imprevisti che metteranno a rischio la buona riuscita del progetto, ad esempio un ritardo in una consegna non preventivabile inizialmente. Ecco perché è bene gestire subito eventuali imprevisti e cercare di mitigare i rischi, azzerandoli ove possibile
  5. Lavorare per stage: ultimo suggerimento, lavorare per stage, ovvero cercare di suddividere ogni attività del progetto in parti più piccole, assegnando diverse responsabilità per ogni passaggio. Una volta portato a termine uno o più stage, sarà più facile verificare cosa manca all’appello prima di passare alla fase successiva del progetto.

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